De langdurige geschiedenis van het versturen van een factuur op de Vrije universiteit

Door Freek Colombijn. Het management van de VU probeert op ondersteunend personeel te bezuinigen, door de organisatie efficiënter te maken. Voor ik verder ga, twee opmerkingen vooraf. Ik heb sterk de indruk dat het bij andere universiteiten in binnen- en buitenland en bij andere Nederlandse organisaties als ziekenhuizen net zo toegaat. Bovendien, als de VU top niet hard op ondersteunend personeel had bezuinigd, was er op wetenschappelijk personeel bezuinigd en was ik nu misschien zonder baan geweest, dus laat me niet te veel klagen.

Nog geen jaar geleden konden we voor veel diensten terecht bij collega’s van onze eigen faculteit, die we kenden van gezicht en waar we desgewenst altijd met vragen konden binnenlopen. Het nieuwe management credo is echter dat zulke ondersteunende diensten zoveel mogelijk gecentraliseerd worden en dat (wetenschappelijke) medewerkers hun problemen zelf via de universitaire website moeten oplossen, of als dat niet lukt via email om hulp kunnen vragen. Als dat nóg de oplossing niet biedt (maar eigenlijk schiet de medewerker dan tekort), mag men in derde instantie met een ondersteunende dienst bellen. Maar iemand te zien krijgen we niet.

Terwijl er collega’s van ondersteunende diensten ontslagen worden of van facultair naar centraal niveau worden overgeplaatst, worden anderen in dienst genomen om de administratieve procedures te controleren en de wetenschappelijke medewerkers (die er niet voor zijn opgeleid) te begeleiden bij het ondersteunen van zichzelf. Misschien is het gelukt om te bezuinigen op de ondersteunende diensten, maar een onbedoeld (ofschoon te verwachten) gevolg is dat wetenschappelijke staf nu heel veel tijd kwijt kan zijn aan simpele administratieve procedures. Ik geef een voorbeeld, beperk me zoveel mogelijk tot de feiten en waarschuw op voorhand dat het vervolg van deze blog saai en langdradig zal zijn.

Van september tot november was een Indonesische onderzoeker bij ons te gast, aan wie ik wat begeleiding heb gegeven. In zijn budget, betaald door het Indonesische ministerie van onderwijs, was een maandelijkse vergoeding van € 300 voor mijn begeleiding voorzien. Toen twee-derde van zijn verblijf in Nederland erop zat vond hij het tijd om te betalen, maar sinds de reorganisatie van de ondersteunende diensten, volstaat het niet meer om hem het bankrekeningnummer van de faculteit te geven met het ordernummer van onze afdeling. Nee, er is een centrale financiële afdeling, FP SC-BA-team1, waar we aanvraagformulieren kunnen indienen met het verzoek een factuur uit te laten gaan. Op 4 november zond ik het FP SC-BA-team1 zo’n verzoek om de Indonesische gast een factuur te sturen, maar bij het invullen ontdekte ik dat ik moest aangeven of er 0, 6, of 21% BTW moest worden geheven. Zelf wist ik niet welk BTW tarief van toepassing was, maar het totale bedrag mocht € 900 niet te boven gaan, of de begeleidingsfee zou van het persoonlijk budget van de onderzoeker afgaan. Dat gaf ik aan in mijn aanvraagformulier.

Op 5 november kreeg ik een aardige mail terug (Beste Freek …) van een mij onbekende A (niet de initiaal), dat in mijn formulier het grootboeknummer niet was ingevuld (maar mijn vraag over het BTW percentage werd niet beantwoord). Ik dacht een grootboeknummer al te hebben ingevuld en gaf dat in mijn antwoord aan. De mail was intussen doorgestuurd aan een tijdelijk bij onze faculteit aangestelde financiële medewerker, die op 7 november het juiste grootboeknummer aangaf. Maar nog geen BTW percentage, zodat ik daar nog eens om vroeg. Op 10 november ontving ik een doorgestuurde mail van A aan de tijdelijk aangestelde financiële medewerker dat er geen BTW gerekend hoeft te worden en op 12 november stuurde ik twee keer een mail aan A om te controleren of de factuur inderdaad verstuurd was (ik kreeg daarover intussen telkens vragen van mijn Indonesische vriend).

A bevestigde op 13 november aan mij dat inderdaad alles gereed was om de factuur te versturen en CC-de aan B, een andere medewerker van het FP SC-BA-team1, om de factuur daadwerkelijk te versturen. Helaas te vroeg gejuicht. Ik kreeg een email van B, dat het adres van de Indonesiër niet compleet was. Mijn hele correspondentie met hem verliep altijd via e-mail en ik had me daarom niet te erg over het adres bekommerd (dat ik ook niet verder kende dan de naam van zijn universiteit). Omdat er nu naar gevraagd werd, vulde ik met enige fantasie een adres in in het aanvraagformulier aan en stuurde het formulier opnieuw aan FP SC-BA-team1 (13 november). Meteen kreeg ik van A – met wie ik ’s ochtends nog gemaild had – een automatic reply: ‘Ik ben niet meer verbonden aan de Vrije Universiteit. Uw berichten worden niet meer gelezen. U kunt uw mail sturen aan …’

De tijd begon te dringen. Mijn Indonesische collega zou het eind van de maand naar huis gaan en een internationale banktransfer was voor hem een stuk gecompliceerder (en duurder) dan een betaling in Nederland. Telkens als ik hem zag, was hij ongeruster of hij de betaling nog wel netjes kon afronden voor hij terug zou gaan. Het liefst had hij het geld gewoon cash aan mij gegeven en geen haan had ernaar gekraaid (want niemand op de VU wist ervan tot ik de factuur had aangevraagd), maar ik wilde op mijn beurt per sé laten zien dat wij zulke betalingen juist niet onderhands doen.

Gelukkig hoorde ik een paar dagen later van de Indonesische onderzoeker dat hij eindelijk de factuur had ontvangen, maar het geld gireren vond hij toch lastig. Uiteindelijk heeft de gewetensvolle Indonesische gast mij alsnog bij zijn vertrek 900 euro cash gegeven, zodat ik namens hem het bedrag naar de VU heb overgemaakt.

Op 25 november kreeg ik tot slot een vriendelijke email van medewerker C van FP SC-BA-team1; zij had mijn mail aan A van 12 november gelezen, waarin ik vroeg of de factuur al verstuurd was. C zag bij die mail echter geen aanvraagformulier en vroeg mij het formulier nogmaals te sturen. Ik bedankte vriendelijk voor de moeite en verzocht meteen om een betalingsbewijs, dat mijn Indonesische collega bij zijn eigen universiteit moet laten zien. In totaal zijn er ongeveer 20 mails over heen gegaan, maar op een laatste mail met betalingsbewijs wacht ik nog …

Freek Colombijn is als universitair docent verbonden aan de afdeling Sociale en Culturele Antropologie van de VU. Hij is een actieve blogger op StandplaatsWereld.

5 Comments on “De langdurige geschiedenis van het versturen van een factuur op de Vrije universiteit”

  1. Ook k, werkzaam als zelfstandige, herken dit . Zowel bij contacten met bedrijven (intern & onderling) als contacten met rijks/semi/lokale overhead. Ik kan er al haast een boek over schrijven van alleen al mijn ervaringen de afgelopen 1.5 jaar :-(. Vaak bemerkt dat mensen een bericht nauwelijks lezen en dan geirriteerd raken als men hen daarop wijst (hoe vriendelijk dat ook gebeurd). In het verre verleden (ca. 15 jaar geleden) in een leidinggevende rol gehad binnen zo’n ondersteunende afdeling (facilitair). Lag enkele malen overhoop met de boekhouding i.v.m. de grootboek nummers. De boekhouders wilden niet begrijpen dat de aandeelhouders het een zorg zou zijn of de kostenpost nu bij wijze van spreken behangen of stuccadoren was. Veel penny wise/pound foolish gedrag (destijds en nu). Jammer dat de VU geen lessen schijnt te leren uit het verleden. Want veel bedrijven maar ook de overheid kijkt bij mijn weten inmiddels anders tegen dit soort structuren aan.

  2. Een PS bij mijn eigen stuk. Terwijl voorgaande geschiedenis nog liep, moest ik voor een andere klus een factuur versturen (voor 600 euro). Een interne factuur en dat zou een eitje moeten zijn. Inmiddels ben ik ook daar een paar weken en 7 mails verder. Zucht.

  3. De overheid en andere grote bedrijven hebben gemeen, dat niet-routinematige processen niet zomaar behandeld kunnen worden. Het mag niet dus het kan niet. Bij de overheidsboekhouding kan het nog moeilijker liggen, als het systeem van begroting en toegewezen budget niet berekend is op buitenissigheden. Iedereen die uit een niet te groot technisch bedrijf komt, herkent het bovenstaande binnen korte tijd.
    Rond 1983 maakte ik een werkstuk over invoering van decentrale afdelingen FEZ (Fin. Ec. Zaken) bij toen CRM, om eea vlotter te laten verlopen. Nu lees ik juist weer over de tegengestelde beweging; en zo gaat het maar door.
    In de praktijk kunnen grote organisaties niet zonder procedures, omdat de mens te klein wordt en motieven los komen van de noodzakelijke drang tot continuïteit, bij alle geledingen. Zie Minzberg, Schein, Pfeffer, noem maar op.
    Ik ben aan de VU gaan studeren om, naast cursussen voor mijn werk, deze processen en problemen beter te begrijpen en er iets aan te doen. Velen denken dat ICT en beeldschermen de oplossing zijn, maar dat is schijn. Ik heb de illusie om iets langdurig te kunnen verbeteren al lang opgegeven en ben na de laatste studie ander bestuurswerk erbij gaan doen, op een schaal die ik kan overzien. Meer resultaat en meer voldoening. Ik hoop dat dit een troost mag zijn! Groet, Henk

    1. Geachte heer Uijtenhout, ik zie “het mag niet dus het kan niet” meer als “het kan niet zomaar volgens het boekhoud system dus wij doen het niet”. Ik heb aan de hand van een aantal customer service problemen ooit mijn secretaresse en anderen nog weer eens nadrukkelijk gewezen op “regels zijn er om ons en onze klanten te helpen, blijkt echter dat werken aan de hand van de regels niet (prettig) werkt, dan gaan wij kijken of wij de regels niet moeten en/of kunnen veranderen”.

      Inzake “idereen die uit een niet te groot technisch bedrijf komt”, voor mijn gevoel en voor zowel grote als kleine technische bedrijven gewerkt hebbende is het juist het omgekeerde. Bij een klein (technisch) bedrijf is er vaak sprake van een directeur/grootaandeelhouder en daardoor flexibiliteit. De boekhouder kan zich veelal niet achter redtape/starre procedures verschuilen. Want de gang naar de mans wiens portefeuille het raakt is immers makkelijk gemaakt.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *