Serviceplein VU (of het opslaan van een jaargesprek in 32 stappen)

reset

Door Freek Colombijn.

Ik beschreef kortgeleden hoe ondersteunende diensten worden weggehaald bij onze faculteit en wetenschappelijke staf meer zelf moet doen en hoe dat tot problemen leidt bij iets simpels als het versturen van een factuur. Ik schreef ook al dat terwijl er vaste medewerkers in de ondersteunende diensten worden wegbezuinigd of overgeplaatst, anderen tijdelijk worden aangenomen om wetenschappelijke staf te begeleiden bij het zelf uitvoeren van taken die eerst door ondersteunende diensten werden gedaan. Ik had in die blog twee voorbeelden willen geven, maar omdat het stukje door de uitleg van de verwerking van een factuur al veel te lang was geworden, moest het tweede voorbeeld even wachten. Bij deze: hoe slaat men een jaargesprek op?

Begin september kreeg ik van een tijdelijke medewerker X, speciaal aangesteld om wetenschappelijke staf aan te sporen om jaargesprekken te houden, een email met de mededeling dat ik met een van mijn promovendi een jaargesprek diende te houden, sterker dat had ik –bleek uit haar administratie- nog nooit gedaan. (Ik begeleidde op dat moment drie promovendi, waarvan ik om onduidelijke redenen met een wel en met twee niet een jaargesprek moest houden.) Een goed idee. We spreken elkaar in informele en formele settings meermalen per maand, maar tijdens een jaargesprek komen er andere onderwerpen aan bod en het is een mooie gelegenheid om voortgang, begeleiding en toekomstplannen eens op een rij te zetten. Het gesprek, dat op 16 september plaatsvond en misschien drie kwartier duurde, was daarom heel zinvol. Maar dat was niet het einde van de zaak.

Er ontstonden al problemen voorafgaand aan het gesprek bij het klaarmaken van een formulier waarop de promovendus haar voortgang kon invullen. Voorheen waren dit pdf formulieren, die op de computer konden worden ingevuld en dan naar Personeelszaken werden opgestuurd (je kon zelf een copie bewaren), die ze opsloeg. Nu is de procedure gestroomlijnd. De bedoeling is dat ik als leidinggevende van mijn promovenda het formulier in het nieuwe format aanvraag via het zogenaamde Serviceplein. Het Serviceplein is een digitaal platform waar je allemaal taken bij elkaar ziet staan (e-mails, bijhouden van websites voor studenten, indienden van declaraties, enz.). Op het Serviceplein kan ik aangeven dat ik een formulier in het nieuwe format digitaal voor mijn promovenda wil aanmaken en dan wordt het automatisch aan haar opgestuurd. Zij krijgt bericht op háár Serviceplein dat ze een leeg formulier van mij heeft ontvangen en moet het dan invullen en aan mij terugsturen, waarna ik mijn commentaar en beoordelingen kan toevoegen en het weer naar haar stuur. Zij leest mijn beoordeling, accordeert het formulier (ik durf er niet aan te denken hoe de procedure verloopt als ze niet akkoord zou gaan), waarna ik het vervolgens ook definitief goedkeur. Al dit pingpongen gaat via het Serviceplein. (Ik hoop dat u er nog bent, lezer, want dit stuk is nu al langdradiger dan de factuurgeschiedenis.)

Het eerste probleem ontstond omdat ik een fout maakte bij het klaarmaken van het lege formulier, maar dit pas ontdekte nadat ik het aan mijn promovendus had verstuurd. Ik kon het niet terughalen en ook niet wissen en zij kon het alleen ingevuld terugsturen (dus met stap 2 voltooid, i.p.v. stap 1 te hersteld). Mijn promovenda wilde niet moeilijk doen, gaf een overzicht van haar bezigheden in een apart Word bestand en stuurde het aan mij terug. Ik probeerde haar bezigheden in te vullen in het formulier (in het pingpongen lag het formulier immers op mijn tafel, zodat zij er op dat moment niet bij kon), maar ik ontdekte dat het aantal beschikbare karakters veel te weinig was om de vele activiteiten op te geven. Dus heb ik de door haar verrichte activiteiten maar weggelaten (ze stonden nog in het Word bestand als bijlage bij het formulier), alleen mijn beoordelingen ingevuld en het aan haar teruggestuurd ter goedkeuring. Zij ontdekte echter dat ze mijn beoordelingen niet kon terugvinden in het formulier. Had ik weer iets fout gedaan? Misschien niet gesaved? Omdat we verder wilden met ons eigenlijke werk, stelde mijn promovenda voor het formulier zonder mijn beoordeling te hebben gelezen te accorderen, maar dat ging mij te ver.

Gelukkig kwam er hulp. Tijdelijk medewerker Y bood aan het formulier voor mij op de ouderwetse manier (dus niet via het Serviceplein, maar zoals Personeelszaken dat al jaren handmatig deed) op te slaan (het was intussen 24 september). Dezelfde dag kreeg ik van Y een email met het vriendelijk verzoek alle gegevens dan wel zelf over te zetten in een oud formulier (het nieuwe formulier met de bijlage in Word kon daar kennelijk niet voor worden gebruikt), maar met een beetje extra werk was alle informatie overgezet in het nieuwe formulier (doch in het oude format). Op 29 september kon ik het nieuw ingevulde formulier van handtekeningen van mijn promovenda en mijzelf voorzien opsturen aan Y met de vraag het op te slaan. Maar dat was niet het einde van de zaak.

Het vervolg begon voor mij op 23 oktober, toen mijn promovenda mij mailde dat zij op haar Serviceplein steeds dringender herinneringen kreeg haar jaargesprekformulier goed te keuren. Dat moet dan het eerste formulier zijn geweest in het nieuwe format. Op haar Serviceplein stond deze taak genoemd als ‘zeer urgent’, maar de vraag is natuurlijk: zeer urgent voor wie? Niet voor mijn promovenda en mijzelf, want het gesprek was al geweest en wat ons betreft geheel afgehandeld. De oplossing werd door Y, hulpvaardig als altijd, gevonden: ik moest het hele formulier annuleren. In een aardige email met screenshot werd mij uitgelegd hoe dat te doen. Later in de week had ik tijd om deze simpele taak uit te voeren, maar helaas kreeg ik het niet binnen een kwartier voor elkaar. Ik heb Y erbij gehaald, die ook een kwartier bezig was het formulier te annuleren, maar er niet in slaagde, ondanks telefonische hulp van een centrale Helpdesk. Op dat moment waren dus drie VU medewerkers tegelijkertijd bezig een niet ingevuld en overbodig formulier te verwijderen. Kan iemand uitrekenen hoeveel loonkosten daarmee gemoeid waren? De Helpdesk zou het later proberen op te lossen. Op 30 oktober belde de Helpdesk mijn promovenda om de zaak kort te sluiten, waarna het lege formulier eindelijk verwijderd werd door de Helpdesk. Maar dat was niet het einde van de zaak.

Op 10 november ontving ik, met vele anderen, een email van X dat ze alle recente jaargesprekformulieren moest digitaliseren (dat hadden we al gedaan), kon invoeren (waarin?), waarna leidinggevende en medewerker het formulier konden accorderen (we hadden al getekend, maar dat moest nu kennelijk nogmaals via het Serviceplein). Als dienstverlening zou X dat voor ons doen, maar dan had ze wel mijn inlogcodes nodig (en, vermoed ik, van tientallen anderen die als leidinggevende van iemand een jaargesprek hadden gevoerd). Deze procedure was door personeelszaken (ik geloof in samenspraak met het Faculteitsbestuur) bedacht.

Maar dit weigerde ik. Het was gewoon phishing. Met mijn inlogcodes kon X werkelijk al mijn bestanden, archieven, mails e.d. inzien. Wie is nu zo idioot om inlogcodes te geven? X was vol begrip en zou, als we tegelijkertijd op de VU waren, wel even op mijn computer laten zien wat ik moest doen, nadat ik zelf ingelogd had. Een week later kwam X binnen op mijn kamer: of we niet even samen het formulier konden accorderen op mijn serviceplein? Nu gebeurde er iets bijzonders, waarvoor ik me schaam. Dit gesprek verliep zo tenenkrommend traag, dat ik in drift ontstak. Ik had nog zoveel ander, echt werk te doen (colleges voorbereiden, opdrachten van studenten nakijken, concepten van mijn promovendi lezen; over mijn eigen onderzoek heb ik het dan nog niet eens). Dus gaf ik mijn inlogcode aan X op een briefje mee …  Dan moest zij het in hemelsnaam naar doen. Ik hoefde dan alleen nog maar mijn inlogcode zo snel mogelijk te veranderen. Maar dat was nog niet het einde van de zaak.

Ondertussen kreeg onze afdeling voorlichting over hoe we tegenwoordig zelf onze personeelszaken konden afhandelen. Y was er ook en probeerde ons te overtuigen waarom het Serviceplein geweldig voor ons is. We kunnen bijvoorbeeld via het Serviceplein loonsverhoging aanvragen (alsof we dat zo makkelijk zouden krijgen), of ontslag nemen (alsof we dat niet op een persoonlijker wijze zouden willen doen). Haar aanbeveling dat het serviceplein “precies Bol.com is”, was ironisch, omdat net die dag in het nieuws was dat Bol.com de grootste bedrieger onder de Internetwinkels was. Dus eigenlijk was de vergelijking goed gekozen. Maar dat was nog niet het einde van de zaak.

Op 20 november kreeg ik van Y een email n.a.v. de mail van de Helpdesk van 30 oktober dat ze het eerste jaargesprekformulier hadden verwijderd: Waarom ik dat formulier had laten verwijderen en of ik dat kon uitleggen?

Hierna volgden in december enige binnenkomende mails, die ik ongeopend heb gelaten, omdat ik nuttiger dingen te doen had. De laatste week voor de Kerstvakantie had ik evenwel weer tijd om deze mails te lezen. Met groeiende aandrang werd mij gevraag of ik in het Serviceplein alsjeblieft nog een keer de definitieve registratie van het jaargesprek van mijn promovenda wilde goedkeuren. Ik heb dat natuurlijk direct braaf geprobeerd, maar mijn goedkeuring werd herhaaldelijk door het Serviceplein geweigerd, omdat ik niet had aangegeven of mijn promovenda haar onderwijsaantekening had gehaald.  De laatste dag voor Kerst kwam X weer langs op mijn kamer om te vragen waarom ik dat formulier niet goed wilde keuren. Toen ik uitlegde dat ik wel wilde, maar dat het niet lukte, zei zij die onderwijsaantekening wel even goed te keuren (ze had nog mijn inlogcodes, neem ik aan). Voor een jaar kan dit boek nu gesloten worden, maar volgend jaar krijg ik in september automatisch een herinnering dat ik weer een jaargesprek moet voeren …

Conclusie

Het Serviceplein staat centraal in het uitvoeren van administratieve taken (die vroeger dus door inmiddels opgeheven ondersteunende diensten werden verricht). Een slechtere naam is moeilijk denkbaar, want het verleent geen enkele service, althans niet aan de gewone medewerker die het gebruikt. Het Serviceplein is onduidelijk, gebruikersonvriendelijk (behalve voor mensen die kennelijk geen onderwijs geven en onderzoek  doen en de hele dag niets anders te doen hebben dan op het Serviceplein rond te kuieren tot ze alle hoeken ervan verkend hebben) en vooral vreselijk tijdrovend. Het Serviceplein is daarmee symbool van een organisatie waarin managers en administrateurs het voor het zeggen hebben gekregen en de kerntaken, onderwijs en onderzoek, volkomen ondergeschikt zijn gemaakt aan zinloze administratieve procedures.

Freek Colombijn is als universitair docent verbonden aan de afdeling Sociale en Culturele Antropologie van de VU. Hij is een actieve blogger op StandplaatsWereld.

Advertenties

2 thoughts on “Serviceplein VU (of het opslaan van een jaargesprek in 32 stappen)

  1. Marina de Regt 07/02/2015 / 08:12

    Geweldig stuk, Freek, de frustratie spat ervan af!

  2. drs ing Henk Uijttenhout 07/02/2015 / 11:08

    Alleen de naamgeving al! Het doet me ook denken aan de banken, die beweren het belang van de klant voorop te zetten. Terwijl ik nog nooit zoveel narigheid heb meegemaakt van alles wat misgaat! Als de Postbank er nog was geweest, was ik al lang overgestapt.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s